Minipak es una empresa de manufactura que forma parte del grupo Globalpak (USP). Cuando empecé a trabajar con ellos, su realidad era la de muchas empresas medianas en Latinoamérica: todo se gestionaba con Excel. Pedidos, inventario, facturación, seguimiento de producción, control de calidad. No tenían departamento de IT ni de soluciones, y el conocimiento de los procesos vivía en la cabeza de 3-4 personas clave.
El punto de partida: 47 hojas de Excel compartidas por email
No es una exageración. Conté 47 hojas de Excel distintas que el equipo usaba para gestionar operaciones del día a día. Algunas se enviaban por email cada mañana con los datos del turno anterior. Otras se compartían por una carpeta de red que se corrompía periódicamente. Los problemas eran los esperables: versiones duplicadas, fórmulas rotas, datos inconsistentes entre departamentos, y cero trazabilidad de quién cambió qué y cuándo.
El director de operaciones lo resumió bien en nuestra primera reunión: "Sabemos que perdemos dinero por errores de datos, pero no sabemos cuánto porque no tenemos datos fiables para medirlo."
La decisión arquitectónica: Dataverse desde el día uno
La tentación en estos proyectos es empezar rápido con SharePoint Lists — es gratis, ya lo tienen, y permite crear una app en una tarde. Pero con 47 procesos por digitalizar, sabía que en 3 meses estaríamos migrando todo a Dataverse igualmente. Así que tomamos la decisión de invertir las primeras 3 semanas en diseñar un modelo de datos sólido en Dataverse antes de escribir una sola línea de configuración.
El modelo de datos incluyó: entidades de producto con jerarquías (familia, subfamilia, SKU), entidades de proceso (órdenes de producción, movimientos de inventario, control de calidad), entidades de relación (clientes, proveedores, transportistas) y entidades transversales (usuarios, roles, configuraciones). Todo con relaciones, campos calculados, y seguridad por business unit — porque Globalpak tiene varias plantas y cada una necesita ver solo sus datos.
Construcción iterativa: 8 aplicaciones en los primeros 2 meses
No intentamos digitalizar los 47 procesos de golpe. Priorizamos por dolor: ¿dónde se pierden más horas? ¿Dónde hay más errores? Las primeras 8 apps cubrieron gestión de pedidos, control de producción por turno, recepción de materias primas, control de calidad en línea, picking y despacho, inventario en tiempo real, gestión de incidencias, y un dashboard de dirección.
Cada app se construyó sobre el mismo modelo de datos, lo que significa que un pedido registrado en la app de ventas genera automáticamente la orden de producción, que alimenta el control de calidad, que actualiza el inventario al cerrar la orden. Sin duplicar datos, sin exportar a Excel, sin enviar emails con adjuntos.
Formación del equipo interno: el multiplicador real
Parte del proyecto — y esto es algo que considero no negociable — fue formar al equipo interno. No para que dependan de mí para cada cambio, sino para que puedan mantener y evolucionar las soluciones. Hoy tienen 4 personas que crean apps sencillas por sí mismas, siguiendo las políticas de gobernanza que establecimos juntos: nombrado de componentes, documentación mínima, uso de soluciones gestionadas, y flujos de aprobación para pasar a producción.
No es citizen development descontrolado. Es citizen development gobernado, que es la única forma que funciona a largo plazo.
El resultado hoy: 100+ apps, equipo formado, gobernanza activa
Más de 100 aplicaciones en producción. Un equipo interno formado. Una arquitectura Dataverse sólida con ALM (entornos de desarrollo, test y producción separados, con pipelines de despliegue). Y una relación de gobernanza activa: sigo administrando la plataforma, supervisando la evolución técnica, revisando las apps que crea el equipo interno, y disponible cuando surge algo que requiere arquitectura.
Este es el modelo de trabajo que prefiero: no entrar, diseñar, y desaparecer. Sino construir una base sólida y acompañar al cliente mientras la plataforma crece. Porque las plataformas que nadie administra son las que acaban siendo el nuevo Excel.